Новые методы работы архивного отдела Администрации городского округа Спасск-Дальний
ОЦИФРОВКА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Компьютер и компьютерные технологии давно и прочно вошли в нашу жизнь. Активно используются они и в такой, на первый взгляд, консервативной сфере, как архивное дело. Уже более десяти лет в архивном отделе Администрации городского округа Спасск-Дальний ведётся создание электронной базы данных по всем фондам, находящимся на хранении, а также по отдельным решениям Горисполкома, постановлениям и распоряжениям Администрации городского округа Спасск-Дальний.
Первоначально в компьютер заносилась, как правило, только текстовая информация, что, несомненно, упрощало поиск требуемых архивных документов, но не позволяло отказаться от обращения к оригиналам в тех случаях, когда требовались их копии.
Зачем же вообще нужна оцифровка и что она из себя представляет?
Оцифровка (оцифровывание) документов – это создание электронной (цифровой) копии документа, представленного на традиционном носителе (бумага, плёнка, фотография и т.д.).
Перенос документа в компьютер – весьма привлекательная перспектива. Это позволяет отказаться от самой трудоёмкой и продолжительной части работы по поиску нужной архивной информации – определения номера и нужной страницы дела и изготовления его копии на обычном копировальном аппарате. Фактически участие в этом процессе специалиста архивного отдела сводится только к обнаружению требуемых сведений в базе данных и выводу на печать заранее занесённой в компьютер копии.
Ведение базы данных и хранение архивных копий документов осуществляется в программном комплексе «Архивный фонд», который предоставляет широкие возможности для поиска нужной информации (к сожалению, немало у него и недостатков, о которых ниже). Для оцифровки архивных документов используется стандартный планшетный сканнер, способный работать с документами формата A3. Полученные с его помощью файлы в своём первоначальном виде ещё малопригодны для работы ввиду больших размеров и разного рода дефектов, присущих оригинальному документу. Не стану утруждать читателя всеми тонкостями обработки файлов (которых, справедливости ради, не так уж и много) – скажу лишь, что «на выходе» получается компактный файл, порой выгодно отличающийся качеством от исходной копии. Например, документы с угасающим (бледным, плохо читаемым) текстом путём несложных манипуляций можно сделать более контрастными.
Электронной копии документа не страшны губительные для бумаги процессы старения, а многократное резервное копирование позволяет избежать неприятных последствий в случае возникновения типичных компьютерных проблем: выход из строя жёстких дисков, атака вирусов и т.д.
Казалось бы, компьютерные технологии одержали полную победу над традиционными, но на деле всё не так однозначно.
Во-первых, сфера деятельности архивного отдела не ограничивается только документами Администрации города – в куда большем объёме в нём представлены дела по личному составу ликвидированных предприятий, а также по основной деятельности ряда других организаций и учреждений (с полным списком можно ознакомиться на странице архивного отдела на сайте spasskd.ru). Оцифровать такой массив информации не представляется возможным, поэтому обращение к оригиналам неизбежно.
Во-вторых, даже работа по оцифровке исключительно документов Администрации города требует немало времени. К примеру, за прошедший год (интенсивная работа по оцифровке началась в 2011 году) в базу данных были занесены документы за 1998-2004 годы (103 дела, 3870 документов), притом не все, а только те, копии которых могут потребоваться гражданам или учреждениям. На хранении же в архиве находятся документы Горисполкома и Администрации за 1940-2006 годы – и каждый год этот фонд пополняется вновь поступающими делами. Даже по самым оптимистичным оценкам на оцифровку всей этой информации потребуется несколько лет.
В-третьих, программный комплекс «Архивный фонд», о котором упоминалось выше, несмотря на все свои неоспоримые достоинства, пока ещё далёк от совершенства. К числу основных недостатков можно отнести ограничение на размер базы данных (внести в неё все оцифрованные копии невозможно, поэтому приходится хранить «излишки» в отдельных каталогах на компьютере) и очень медленный поиск (на этот процесс иногда уходит до 5 минут – хотя, конечно, непосредственная работа с оригиналами в архивохранилище может отнять не один час и даже день). Попыткой устранить эти недостатки стал переход на новую версию программного комплекса – «Архивный фонд 4.3». Однако, хотя на данный момент вышла уже 17-я версия данной программы, об устойчивой и полнофункциональной работе речь пока не идёт. К тому же особенности интерфейса новой версии и «Internet Explorer» (обозревателя Интернета), на базе которого она создана, существенно... замедляют процесс внесения информации в базу данных.
Наконец, планшетный (горизонтальный) сканнер не позволяет сделать хорошую копию документов, текст которых находится на изгибе страницы. Решение здесь только одно – расшивка дел, однако это связано с большими трудностями, поэтому приходится довольствоваться частично нечитаемыми копиями. Справедливости ради, обычно «теряется» только незначительная часть текста, что в большинстве случаев не сказывается на читабельности документа.
Тем не менее, несмотря на обилие трудностей, оцифровка архивных документов является существенным шагом вперёд в архивном деле. И хотя отказа от бумажных оригиналов не предусматривается, переход к работе с их электронными копиями не только существенно ускоряет исполнение социально-правовых и тематических запросов граждан, но и позволяет обеспечить большую сохранность оригиналов документов. Сокращение числа обращений к старым и ветхим делам, а также создание их так называемых страховых копий является одним из основных плюсов оцифровки.
Из всего вышесказанного можно сделать только один вывод – оцифровка архивных документов является неотъемлемой частью современного архивного дела.
Старший специалист 1 разряда
архивного отдела Администрации
городского округа Спасск-Дальний Е.С. Кусков
ОЦИФРОВКА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Компьютер и компьютерные технологии давно и прочно вошли в нашу жизнь. Активно используются они и в такой, на первый взгляд, консервативной сфере, как архивное дело. Уже более десяти лет в архивном отделе Администрации городского округа Спасск-Дальний ведётся создание электронной базы данных по всем фондам, находящимся на хранении, а также по отдельным решениям Горисполкома, постановлениям и распоряжениям Администрации городского округа Спасск-Дальний.
Первоначально в компьютер заносилась, как правило, только текстовая информация, что, несомненно, упрощало поиск требуемых архивных документов, но не позволяло отказаться от обращения к оригиналам в тех случаях, когда требовались их копии.
Зачем же вообще нужна оцифровка и что она из себя представляет?
Оцифровка (оцифровывание) документов – это создание электронной (цифровой) копии документа, представленного на традиционном носителе (бумага, плёнка, фотография и т.д.).
Перенос документа в компьютер – весьма привлекательная перспектива. Это позволяет отказаться от самой трудоёмкой и продолжительной части работы по поиску нужной архивной информации – определения номера и нужной страницы дела и изготовления его копии на обычном копировальном аппарате. Фактически участие в этом процессе специалиста архивного отдела сводится только к обнаружению требуемых сведений в базе данных и выводу на печать заранее занесённой в компьютер копии.
Ведение базы данных и хранение архивных копий документов осуществляется в программном комплексе «Архивный фонд», который предоставляет широкие возможности для поиска нужной информации (к сожалению, немало у него и недостатков, о которых ниже). Для оцифровки архивных документов используется стандартный планшетный сканнер, способный работать с документами формата A3. Полученные с его помощью файлы в своём первоначальном виде ещё малопригодны для работы ввиду больших размеров и разного рода дефектов, присущих оригинальному документу. Не стану утруждать читателя всеми тонкостями обработки файлов (которых, справедливости ради, не так уж и много) – скажу лишь, что «на выходе» получается компактный файл, порой выгодно отличающийся качеством от исходной копии. Например, документы с угасающим (бледным, плохо читаемым) текстом путём несложных манипуляций можно сделать более контрастными.
Электронной копии документа не страшны губительные для бумаги процессы старения, а многократное резервное копирование позволяет избежать неприятных последствий в случае возникновения типичных компьютерных проблем: выход из строя жёстких дисков, атака вирусов и т.д.
Казалось бы, компьютерные технологии одержали полную победу над традиционными, но на деле всё не так однозначно.
Во-первых, сфера деятельности архивного отдела не ограничивается только документами Администрации города – в куда большем объёме в нём представлены дела по личному составу ликвидированных предприятий, а также по основной деятельности ряда других организаций и учреждений (с полным списком можно ознакомиться на странице архивного отдела на сайте spasskd.ru). Оцифровать такой массив информации не представляется возможным, поэтому обращение к оригиналам неизбежно.
Во-вторых, даже работа по оцифровке исключительно документов Администрации города требует немало времени. К примеру, за прошедший год (интенсивная работа по оцифровке началась в 2011 году) в базу данных были занесены документы за 1998-2004 годы (103 дела, 3870 документов), притом не все, а только те, копии которых могут потребоваться гражданам или учреждениям. На хранении же в архиве находятся документы Горисполкома и Администрации за 1940-2006 годы – и каждый год этот фонд пополняется вновь поступающими делами. Даже по самым оптимистичным оценкам на оцифровку всей этой информации потребуется несколько лет.
В-третьих, программный комплекс «Архивный фонд», о котором упоминалось выше, несмотря на все свои неоспоримые достоинства, пока ещё далёк от совершенства. К числу основных недостатков можно отнести ограничение на размер базы данных (внести в неё все оцифрованные копии невозможно, поэтому приходится хранить «излишки» в отдельных каталогах на компьютере) и очень медленный поиск (на этот процесс иногда уходит до 5 минут – хотя, конечно, непосредственная работа с оригиналами в архивохранилище может отнять не один час и даже день). Попыткой устранить эти недостатки стал переход на новую версию программного комплекса – «Архивный фонд 4.3». Однако, хотя на данный момент вышла уже 17-я версия данной программы, об устойчивой и полнофункциональной работе речь пока не идёт. К тому же особенности интерфейса новой версии и «Internet Explorer» (обозревателя Интернета), на базе которого она создана, существенно... замедляют процесс внесения информации в базу данных.
Наконец, планшетный (горизонтальный) сканнер не позволяет сделать хорошую копию документов, текст которых находится на изгибе страницы. Решение здесь только одно – расшивка дел, однако это связано с большими трудностями, поэтому приходится довольствоваться частично нечитаемыми копиями. Справедливости ради, обычно «теряется» только незначительная часть текста, что в большинстве случаев не сказывается на читабельности документа.
Тем не менее, несмотря на обилие трудностей, оцифровка архивных документов является существенным шагом вперёд в архивном деле. И хотя отказа от бумажных оригиналов не предусматривается, переход к работе с их электронными копиями не только существенно ускоряет исполнение социально-правовых и тематических запросов граждан, но и позволяет обеспечить большую сохранность оригиналов документов. Сокращение числа обращений к старым и ветхим делам, а также создание их так называемых страховых копий является одним из основных плюсов оцифровки.
Из всего вышесказанного можно сделать только один вывод – оцифровка архивных документов является неотъемлемой частью современного архивного дела.
Старший специалист 1 разряда
архивного отдела Администрации
городского округа Спасск-Дальний Е.С. Кусков